تُعد القدرة على كتابة التقارير الفعالة مهارة أساسية لمتخصصي السلامة والصحة المهنية، حيث تساهم بشكل مباشر في تحقيق أهدافهم المتمثلة في الوقاية من المخاطر والسيطرة عليها في بيئة العمل. وعلى العكس من ذلك، فإن الإخفاق في توصيل المعلومات بدقة ووضوح قد يؤدي إلى عواقب وخيمة، سواء على صحة العمال أو على استمرارية الأعمال.
في هذا المقال، سأشارك معك ما أتبعه لكتابة تقارير احترافية تُحقق الغرض المرجو منها.
من الضروري أن تكون التقارير واضحة ودقيقة، مع تحقيق توازن بين الإيجاز والتفاصيل. فالمهنيون اليوم يتعاملون مع كم هائل من المعلومات، والتقارير التي تتسم بالمبالغة في التفاصيل التقنية أو التي لا تصل إلى النقطة الأساسية بسرعة قد لا يتم قراءتها على الإطلاق.
لذلك، من الضروري أن يتم تقديم المعلومات الأكثر أهمية في بداية التقرير، مع عرض التفاصيل الداعمة بطريقة منظمة ومنطقية، والاعتماد على أسلوب كتابة واضح ومباشر. وغالبًا ما تتطلب الأعمال الميدانية في مجال السلامة والصحة المهنية جمع كميات كبيرة من البيانات والمعلومات الرقمية، مما قد يجعل إعداد تقرير منظم وسهل القراءة أمرًا يبدو معقدًا. لكن يمكن التغلب على هذه التحديات باتباع نهج منظم في الكتابة.
مُقدّمة
لإعداد تقارير فعالة، يُنصح باتباع ست خطوات رئيسية، سنقوم بسردهم بشكل سريع في المُقدّمة ثم بشكل مُفصّل لاحقًا:
- الإعداد المُسبَق: تحديد المعلومات والبيانات المطلوبة قبل بدء الكتابة.
- تحديد الهدف: معرفة الغرض الأساسي من التقرير لضمان تركيز المحتوى.
- تحديد الجمهور المستهدف: فهم طبيعة القرّاء المحتملين لتكييف لغة التقرير ومستوى التفاصيل.
- اتباع هيكل واضح: تقسيم التقرير إلى أقسام مُحدّدة لضمان التنظيم والتسلسل المنطقي.
- إعداد المُسوَدّة الأولية: كتابة التقرير الأولي مع التركيز على إيصال المعلومات الأساسية.
- مراجعة التقرير وتنقيحه: تحسين الصياغة والتأكُّد من دقة المعلومات ووضوحها قبل الإصدار النهائي.
باتباع هذه الخطوات، يُمكن لمتخصصي السلامة والصحة المهنية إنتاج تقارير احترافية تُلبّي احتياجات مختلَف الفئات المستهدفة، وتساهم بفعالية في تعزيز بيئة عمل آمنة وصحية.
الخطوة الأولى: الإعداد المُسبَق
يبدأ إعداد التقارير الاحترافية قبل مرحلة الكتابة الفعلية بوقتٍ طويل، حيث أن التحضير المُسبَق يمكن أن يوفّر الكثير من الوقت ويقلّل الحاجة إلى المراجعات المُتكرّرة أو العمل الميداني الإضافي. يجب أن يكون لدى أخصائي السلامة والصحة المهنية تصوُّر واضح للتقرير النهائي حتى أثناء وضع استراتيجية جمع البيانات.
أحد أهم عوامل التحضير الجيد هو تدوين الملاحظات بدقّة أثناء العمل الميداني، حيث لا ينبغي الاعتماد على الذاكرة عند كتابة التقرير لاحقًا. كما يجب أيضًا تسجيل جميع الملاحظات والمشاهدات المُهمّة في وقت حدوثها، مما يسهل استرجاعها عند الحاجة ويضمن عدم فُقدان أي تفاصيل رئيسية قد تؤثر على دقّة التقرير.
الخطوة الثانية: تحديد الهدف من التقرير
قبل البدء في الكتابة، يجب على كاتب التقرير أن يحدد الغرض الأساسي منه. هل التقرير مجرد تحديث لمشروع مستمر؟ هل سيتضمن تحليلاً للنتائج؟ هل الهدف منه هو تقديم مبررات لتغيير سياسة أو إجراء معين؟
يساعد تحديد الغرض من التقرير في تحديد مدى وشكل وعُمق التقرير. عمومًا، يمكن تصنيف التقارير إلى نوعين رئيسيين:
- التقارير المعلوماتية (informational report): تُقدم الحقائق فقط دون تفسير أو استنتاجات، مثل التقارير الدورية عن المشاريع أو تقارير المسح البيئي التي تسرد النتائج دون تقديم توصيات.
- التقارير التفسيرية (interpretive report): لا تقتصر على عرض النتائج فقط، بل تشمل تحليلًا نقديًا، واستخلاص الاستنتاجات، وتقديم التوصيات. الغرض الأساسي من هذه التقارير هو إقناع القارئ باتخاذ إجراء معين أو تعديل سياسة قائمة.
يجب أن يدرك كاتب التقرير نوع التوقُّعات من الجمهور المستهدف. على سبيل المثال، إذا كان القارئ الأساسي هو طبيب يبحث عن معلومات حول تعرض موظف لمواد خطرة، فقد يكون كافيًا تقديم تقرير موجز يسرد الأخطار المحتملة مدعومة ببيانات المراقبة. أما إذا كان الطبيب بحاجة إلى تحليل مُتعمّق لتقييم العلاقة بين التعرُّض والمخاطر الصحية المحتملة، فيجب أن يتضمن التقرير تقييمًا شاملاً وتحليلاً مُتخصصًا.
بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يضع كاتب التقرير في اعتباره الاستخدامات المحتملة الأخرى للتقرير، مثل تقديمه كدليل في قضايا قانونية أو نشره على وسائل الإعلام. لذا، من المهم ضمان دقة البيانات، وتوثيق جميع النتائج، والتمييز بوضوح بين الحقائق والآراء المهنية، مما يجعل التقرير قادرًا على الصمود أمام أي تدقيق قانوني أو عام.
الخطوة الثالثة: تحديد القارئ الأساسي للتقرير
القارئ الأساسي هو الشخص الذي يمتلك السلطة لاتخاذ الإجراءات بناءً على محتوى التقرير. وتحديد القارئ المستهدف يسير جنبًا إلى جنب مع تحديد الغرض من التقرير، حيث إن القارئ هو من يحدد – بشكل مباشر أو غير مباشر – الهدف الأساسي منه.
فهم خلفية القارئ أمر بالغ الأهمية لكتابة تقرير فعال، حيث إن محاولة الكتابة لجمهور عام دون تحديد واضح قد تؤدي إلى تقرير غير فعّال. فبدون فهم الجمهور، قد لا يعرف كاتب التقرير كيفية تقديم المعلومات التقنية، أو المصطلحات التي يجب استخدامها، أو مستوى التفاصيل المطلوب.
يؤثر تحديد القارئ الأساسي على لهجة التقرير ولُغته. فإذا كان القارئ الأساسي متخصصًا في السلامة والصحة المهنية، يمكن استخدام المصطلحات الفنية دون الحاجة إلى تفسيرها. أما إذا كان القارئ غير متخصص، مثل مدير تنفيذي، فيجب استخدام لغة أبسط مع توضيح المفاهيم الفنية الضرورية.
على سبيل المثال، إذا كان التقرير يتحدث عن متوسط التعرض المرجّح زمنيًا (TWA – Time-Weighted Average)، فقد يحتاج القارئ غير المتخصص إلى شرح طريقة الحساب والمعايير المعتمدة بدلاً من مجرد ذكر القيم. لذا، يمكن للكاتب تضمين جزء في بداية التقرير للمُصطلحات والاختصارات الهامّة لجعل التقرير أكثر سهولةً للفهم دون التضحية بالتفاصيل الفنية المهمة.
الخطوة الرابعة: إعداد هيكل واضح
بعد تحديد غرض التقرير و القارئ الأساسي، فإن الخطوة التالية هي بناء هيكل التقرير. يساهم هذا الهيكل في تنظيم المعلومات وتقديمها بشكل منطقي وسلس. عند إعداد الهيكل، يجب أن يتّبع الكاتب بعض النقاط الأساسية:
- تحديد نطاق التقرير: يساعد الهيكل في تحديد ما يجب أن يتضمنه التقرير وما يجب أن يتم استبعاده بناءً على الغرض المحدد والقارئ المستهدف. هذا يساهم في التركيز على المعلومات الأكثر أهمية.
- تنظيم المعلومات بشكل منطقي: يجب تقديم المعلومات بطريقة تسهل على القارئ فهم التقرير. يجب وضع المعلومات الأساسية في البداية ثم الانتقال إلى التفاصيل، مما يُعزّز وضوح الأفكار ويسهم في تيسير عملية القراءة.
المحتويات الأساسية للهيكل
الهيكل النموذجي للتقرير يحتوي على الأقسام التالية:
المُلخّص (Summary):
يقدم هذا القسم ملخصًا لأهم المعلومات حول الغرض من هذا التقرير. يشمل ذلك ما تم إنجازه، ولماذا تم ذلك، وأهم النتائج، وما يجب أن يحدث بعد ذلك. يجب أن يكون هذا القسم واضحًا ومباشرًا لأن القارئ الأساسي قد يكتفي بقراءته فقط، وفي بعض الأحيان قد يُسمّى هذا القسم “Executive Summary” لأنه يهدف إلى تقديم ملخص شامل للمحتوى الرئيسي للتقرير بشكل مختصر وواضح، موجه بشكل خاص إلى المدراء التنفيذيين أو أصحاب القرار الذين قد لا يملكون الوقت الكافي لقراءة التقرير بالكامل.
الخلفية (Background):
يقدم هذا القسم توضيحًا للمعلومات التي أدت إلى بدء هذا الفحص أو المشروع. قد يتضمن هذا القسم مقدمة قصيرة، وصفًا أكثر تفصيلًا للهدف من هذا التقرير، منهجية البحث المُتبعة، وأي معلومات إضافية غير مرتبطة بالنتائج المباشرة أو الاستنتاجات.
النتائج (Findings):
في هذا القسم، يتم تقديم نتائج التقرير الحالية. يمكن أن يتضمن هذا القسم عرضًا تفصيليًا للنتائج أو مجرد سرد للمعلومات المهمة. يتميز هذا القسم بالتركيز على الحقائق والبيانات بدلاً من التفسير أو التحليل الذي سيتم لاحقًا في قسم الاستنتاجات.
الاستنتاجات (Conclusions):
هذا القسم يربط النتائج التي تم تقديمها في القسم السابق بالإجراءات أو التوصيات المقترحة. قد يكون القسم مختصرًا في التقارير المعلوماتيّة، بينما في التقارير التحليليّة، قد يتضمّن تحليلاً مُفصّلًا.
في جميع الأحوال، يجب أن تُعرض الاستنتاجات والتوصيات بوضوح مع تمييزها عن الحقائق. في التقارير التحليلية، يجب توضيح كيف تم التوصُّل إلى الاستنتاجات بناءً على البيانات التي تم جمعها.
الخطوة الخامسة: إعداد المُسوَدّة الأولية
بعد تحديد غرض التقرير و القارئ الأساسي، ووضع الهيكل، يصبح كاتب التقرير مستعدًا لكتابة المُسوَدّة الأولى. في هذه المُسوَدّة، يجب ألا يكون الكاتب مُهتمًّا بالكلمات الدقيقة أو التنظيم المثالي. الهدف من المُسوَدّة الأولى هو كتابة جميع المعلومات الهامة، ثم إعادة تنظيمها لاحقًا لإنشاء تدفُّق منطقي للأفكار.
من الأفضل أخذ قسط من الراحة بين كتابة المُسوَدّة وإعداد النسخة النهائية. ترك المسودة لبعض الوقت يساعد الكاتب على إحضار منظور جديد للتقرير.
كل كاتب جيد يعرف أن السر في الكتابة الجيدة هو إعادة الكتابة. تساعد المراجعة في ضمان أن التقرير النهائي خالٍ من اللغة غير السلسة أو الكلمات غير الضرورية التي قد تشتت القارئ عن المحتوى. بالإضافة إلى ذلك، يساعد التدقيق الدقيق في تصحيح الأخطاء الفنية والإملائية.
الخطوة الأخيرة: المراجعة ونصائح للكتابة الجيدة
المبادئ التالية للكتابة الفعّالة تنطبق على جميع أنواع الكتابة، سواء كانت مذكرة قصيرة أو تقرير تقني طويل:
- استخدام اللغة البسيطة: تجنٌب استخدام اللغة المبالغ فيها أو المصطلحات التقنية المُعقّدة. من الأخطاء الشائعة استخدام لغة تقنية صعبة في محاولة “إبهار” القارئ. تذكّر، الغرض من التقرير هو إيصال الرسالة وتحقيق الغاية منه وهو تطبيق التدابير المذكورة في التقرير.
- إزالة الكلمات غير الضرورية: على سبيل المثال، بدلاً من قول “أود أن ألفت انتباهكم إلى حقيقة أن”، يمكن قول “أذكركم”. بدلاً من “حالة طارئة”، يمكن القول ببساطة “طوارئ”.
- اكتب في فقرات: قراءة كتل طويلة من النص بدون فواصل فقرات قد تكون مملة. الفقرات القصيرة تساعد في جعل التقرير التقني المُعقد أسهل في القراءة.
- التناسق في استخدام الاختصارات والمصطلحات المعتادة في مهنة الصحة المهنية: يجب أن تكون أول مرة يظهر فيها المصطلح أن يكون مكتوبًا بالكامل، ثم يُتبع بالاختصار بين قوسين، مثل: “0.1 جزء في المليون (ppm)”.
- تقديم الآراء أو الحقائق غير المنسوبة مباشرة إلى الكاتب بطريقة مرجعية: يجب تقديم الآراء على أنها آراء، وبشكل يختلف عن الحقائق. بصفة عامة، فإن الاستنتاجات والتوصيات هي آراء وليست حقائق.
- تجنّب التعميمات أو البيانات الغامضة: كن مُحدّدًا قدر الإمكان واستخدم الأمثلة عندما يكون ذلك ضروريًا لتوضيح فكرة أو مبدأ.
- الإشارة إلى جميع المعلومات والمصادر التي لا تُنسَب إلى الكاتب: يجب اتباع أسلوب الاقتباس، ويشمل ذلك المصادر الإلكترونية، التي قد تكون أقل موثوقية من المراجع الورقية مثل المجلات والكتب.
- اجعل التقرير خاليًا من الأخطاء بقدر الإمكان: يجب أن يكون التقرير خاليًا من الأخطاء الإملائية، والأخطاء المطبعية، وأخطاء الحسابات. يجب أن يكون التقرير المهَني دقيقًا تقنيًا ليتم قبوله كوثيقة قانونية أو تاريخية.
استخدام الرسوم البيانية والجداول والمخططات
غالبًا ما تُعرض معلومات السلامة والصحة المهنية بوضوح أكبر من خلال الجداول أو الرسوم البيانية أو المخططات، حيث تلخّص الجداول البيانات المعقدة، وتوضّح الرسوم البيانية العلاقات بين المتغيرات، بينما تبين المخططات التخطيطية تدفق العمليات والإجراءات.
عند استخدام الرسوم التوضيحية، يجب مراعاة احتياجات القارئ، بحيث تُرقّم الأشكال وتوضَع بعد الإشارة إليها مباشرة، لتجنب الحاجة إلى التنقل بين الصفحات. يمكن وضع الجداول الكبيرة في الملاحق إذا كانت ذات أهمية ثانوية.
يجب أن تكون العناصر المرئية واضحة بذاتها، بحيث يمكن فهمها دون الرجوع إلى التقرير، خاصةً إذا تم تداولها بشكل منفصل، نظرًا لاحتمال استخدامها لاحقًا كمراجع تاريخية أو قانونية.
💡هل تعلم
دورة الأتمتة وتحليل بيانات السلامة على موقعنا هي الدورة الوحيدة المُتخصّصة في تعليمك احتراف تحليل بيانات السلامة وتساعدك في إنشاء نظام إدارة لقسم السلامة والصحة المهنية باستخدام أدوات مثل Microsoft Excel و Power BI، ويشمل ذلك احتراف تصميم لوحة بيانات تفاعُلية تنتقل بمؤهلاتك إلى مستوى آخر… مستوى يفوق أقرانك في المجال.
فيما يلي بعض الإرشادات التي تساعدك في إعداد الرسوم البيانية والجداول والمخططات:
- يجب أن يكون لكل رسم بياني أو جدول أو مخطط عنوان كامل يعكس محتواه.
- يجب تسمية كل محور في الرسم البياني بوضوح، مع تحديد الوحدات المستخدمة إن وجدت.
- يجب أن يحتوي الرسم البياني على مفتاح تفسير (Legend) يوضح المعلومات الضرورية لفهم البيانات المعروضة، ويُفضَّل أن يكون في نفس الصفحة.
- يجب أن تحتوي الجداول على عناوين واضحة وأعمدة مصنفة بشكل دقيق، مع الإشارة إلى الوحدات المستخدمة باستخدام الاختصارات القياسية.
- في الجداول التي تعرض نتائج قياسات الهواء أو العينات البيئية، يجب الإشارة إلى الطريقة التحليلية المستخدمة وحد الكشف (Limit of Detection) الخاص بها، كما يُفضل تضمين معلومات إضافية مثل حجم الهواء الذي تم تحليله وموقع كل عينة لمساعدة القارئ على تفسير البيانات المقدمة بشكل صحيح.
من أين يمكنك الاطلاع على نماذج لتقارير احترافية
في رأيي الشخصي، تُعَد Health Hazard Evaluations (HHEs) هي أفضل مصدر للحصول على تقارير احترافية.
Health Hazard Evaluations (HHEs) هي تقييمات يجريها المعهد الوطني للسلامة والصحة المهنية (NIOSH) في أماكن العمل لتحديد المخاطر الصحية المحتملة مثل التعرض للمواد الكيميائية، الضوضاء، والعوامل البيولوجية. يتم طلب هذه التقييمات من قبل الموظفين أو أصحاب العمل عند الاشتباه في وجود تهديد صحي في بيئة العمل. يعتمد خبراء NIOSH على أساليب علمية متقدمة لجمع البيانات وتحليلها ميدانيًا، ثم يصدرون تقارير احترافية تتضمن نتائج دقيقة وتوصيات فعالة لتحسين بيئة العمل، مما يساعد على الحد من الأمراض المهنية وحماية العمال من المخاطر.
يمكنك زيارة موقعهم من خلال هذا الرابط، توفر إمكانية الفلترة طريقة فعّالة لتخصيص البحث بناءً على احتياجاتك، حيث يمكنك استخدام فلاتر مثل الدولة/منطقة OSHA، فئة الصناعة، التصنيف الفرعي للصناعة، والتأثير الصحي للوصول إلى نتائج دقيقة. يمكن دمج هذه الفلاتر مع مصطلحات البحث للحصول على معلومات موجهة وملائمة أكثر.
المصادر لهذا المقال:
تم الاعتماد بشكل أساسي في كتابة هذا المقال على الفصل 51 من كتاب
1 فكرة عن “كيف تكتب تقارير احترافية في السلامة والصحة المهنية”
لو ممكن حضرتك تبعتلي بعض نماذج تقارير في السلامه والصحه المهنيه … شكرا جزيلا ❤️👮♂️
التعليقات مغلقة.